Abteilung Buchhaltung

Zum jetzigen Zeitpunkt finden wir in der Buchhaltung noch eine Mischung von diversen Dokumenten­arten vor. Belege sind entweder in Papierform, elektronisch (z. B. Rechnungen im PDF-Format) oder bereits digital (z. B. EDI/EDIFACT-Format) vorhanden. Der Anteil der digitalen Unterlagen hat mit der Etablierung der digitalen Rechnungen durch die niedrigeren Formatanforderungen des Umsatzsteuergesetzes zugenommen. Dennoch werden digitale Belege zur Verbuchung gerne noch in Papierform umgewandelt, statt sie gleich digital zu verarbeiten. Viele Unternehmen scheuen den Umstieg zur digitalen Buchhaltung, obwohl kaum Hindernisse oder Risiken dagegensprechen.

In „papierlosen Büros“ werden sämtliche Abläufe in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung sowie die Büroverwaltung rein auf dem digitalen Weg organisiert und gespeichert. Die papierlose Buchhaltung hilft, Kosten zu sparen, und optimiert bestehende Prozesse.

Heute bringen moderne ERP-Lösungen bereits komplette Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungslösungen mit sich. Die elektronische Belegablage wird so automatisch mit implementiert. Trotzdem muss sich auch die Unternehmenskultur in diesem Kontext ändern. Dies fängt bereits mit der Digitalisierung der täglich eingehenden Papierdokumente in Form von Rechnungen an. Zunächst sollten jegliche Papierdokumente mit einer professionellen Dokumentenmanagement-Lösung per Scan und OCR erfasst und damit digital zur Verfügung gestellt werden.

Gerade bei Rechnungen müssen vorab beteiligte Sachbearbeiter die Rechnungspositionen prüfen und sind daher meist auch in den Buchhaltungsprozess einbezogen. Durch vorab gescannte und damit digitalisierte Eingangsrechnungen können alle am Prozess beteiligten Abteilungen schnell und rechtssicher informiert und einbezogen werden. Die digitale Zusammenarbeit und Kollaboration ermöglicht auf diesem Wege schon große Einsparpotenziale.

Die Kostenvorteile entstehen als Folge der digitalen Verfügbarkeit von Dokumenten. Diesbezüglich geht es vorrangig um die Minimierung von Suchkosten für Mitarbeiter, die Zugriff auf Belege haben sollten.

Kostenreduktionen machen sich jedoch nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Umgang mit externen Dienstleistern bemerkbar, wenn es beispielsweise um den digitalen Austausch der Unternehmensunterlagen mit dem eigenen Steuerberater geht. Auch die Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden  lässt sich in papierloser Form effizient gestalten.

 

Tipps zur Einführung

  1. Machen Sie sich mit der aktuellen Gesetzgebung vertraut. Unternehmen sind in der Pflicht, ihr Rechnungswesen auf das digitale Zeitalter umzurüsten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.(1) Besonders wichtig sind die GoBD für die elektronische Aufzeichnung der Barerlöse, die oftmals nicht vollständig aufgezeichnet oder nachträglich mit Manipulationssoftware verändert werden. Umfassende Regelungen zum internen Kontrollsystem und der Verfahrensdokumentation sind zu beachten. Der Unternehmer bleibt nach den GoBD verantwortlich, auch wenn er die Datenverarbeitung auslagert oder einen Dienstleister wie den Steuerberater einschaltet. Die GoBD gelten auch im Bereich der Bareinnahmen nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxometern. Sie gelten nicht für manuelle Kassenführung wie z. B. die offene Ladenkasse.
  2. Gewohnte Verhaltensmuster durchbrechen. Bisher wurden Rechnungen und Dokumente ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Elektronische Rechnungen und die elektronische Weiterverarbeitung erfordern ein Umdenken im Kontext der bisher angewendeten Prozesse.
  3. Innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren und implementieren. Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 ist die Ausstellung von Rechnungen in ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS) einzuführen.
  4. Papierlose Prozesse einführen. Digitalisieren Sie alle Dokumente, die bisher in Papierform vorliegen. Besonders die Mitarbeiter müssen in den Ver­än­derungs­prozess einbezogen werden, damit kein Geschäftsrisiko entsteht.
  5. Beziehen Sie Ihren Steuerberater vorab in Ihre Überlegungen mit ein.

 

Digitales Belegwesen

Das digitale Belegwesen ist die dynamische Weiterentwicklung der heutigen Finanzbuchhaltung. Im digitalen Belegwesen werden Barbelege / Kassenquittungen durch den Klienten selbst per Fax oder per E-Mail an einen Steuerberater oder eine Buchführungsfirma übermittelt. Die Originale behält der Mandant selbst. Rechnungseingänge werden als Fax übermittelt. Rechnungsausgänge werden ebenfalls gefaxt oder der Steuerberater erhält sie aus dem Fakturierungsprogramm des Mandanten. Bankbewegungsdaten werden Bestandteil der Buchführung, indem sie elektronisch direkt von der Bank übermittelt werden. Danach können sowohl Steuerberater wie auch Mandant per verschlüsseltem Netz-Zugang auf die Daten zugreifen. Eine Smartcard bzw. ein USB-Stick mit Smartcard sorgt für die notwendige Sicherheit der Authentifizierung.

 

Trends

  1. Elektronische Bilanz. Als Elektronische Bilanz oder E-Bilanz wird in Österreich die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet. Grundsätzlich sind die Inhalte der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, durch Datenfernübertragung zu übermitteln. 
  2. XBRL. Eine gute Nachricht gleich vorweg: XBRL ist ein freier Standard, den jeder unentgeltlich nutzen kann. XBRL („eXtensible Business Reporting Language“) ist eine auf XML basierende Sprache, mit der elektronische Dokumente im Bereich der Finanzberichterstattung erstellt werden. Insbesondere werden Jahresabschlüsse in dieser Sprache generiert. XBRL bietet auf Basis von XML einen standardisierten Austausch von Informationen der Geschäftsberichterstattung. Ziel von XBRL ist es, Ineffizienzen im Prozess des Datenaustauschs und der -analyse zu reduzieren sowie den Vergleich und die Vergleichbarkeit von Informationen zu erleichtern. Erste XBRL-basierte Taxonomien lassen erhebliches Effizienzsteigerungspotenzial beim Austausch und der automatisierten (Kennzahlen-)Analyse erkennen. Sie tragen aber nicht zu einem erleichterten Vergleich oder gar inhaltlicher Vergleichbarkeit von Informationen der Geschäftsberichterstattung bei.
  3. Cloud-Computing. Vollauslagerung  von  Diensten  über  Shared-Service-Center und Application-Service-Provider. Online-Buchhaltungssoftware ist auf dem Vormarsch. Unternehmen erkennen die Vorteile der Cloud: unkompliziert und flexibel mit hoher Sicherheit. Denken Sie daran, dass nach der neuen Gesetzgebung das Hosting Ihrer Daten nur innerhalb der EU vorgenommen werden darf. Der „EU-US Privacy Shield“ (auch EU-US-Datenschutzschild) ist ein Abkommen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts, das 2015 bis 2016 zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika ausgehandelt wurde.
  4. Es besteht aus einer Reihe von Zusicherungen der US-amerikanischen Bundesregierung und einem Beschluss der EU-Kommission. Die Kommission hat am 12. Juli 2016 beschlossen, dass die Vorgaben des Datenschutzschilds dem Datenschutzniveau der Europäischen Union entsprechen; damit kann das Abkommen angewendet werden.
  5. Open-Source-Lösungen. Als Open Source oder quelloffen wird Software bezeichnet, deren Quelltext öffentlich ist und von Dritten eingesehen werden kann. OSS ist flexibler, wenn es um die Anpassung an die eigenen Unternehmensprozesse geht. Vorsicht, OSS ist nicht kostenfrei! Die Implementierung sowie die Schulung und der Umgang mit dem System müssen ebenso bezahlt werden wie sonstige Anpassungen. Die Open-Source-ERP-Software OpenZ ist ein branchenübergreifend einsetzbares Standard-ERP-System. Es unterstützt die gesamte Wertschöpfungskette und ist dabei agil bei Veränderungen der firmenspezifischen Prozesse anpassbar. 
  6. Mobile Buchhaltung in der Cloud und Buchhaltungssoftware für Tablets. Cloud-Unternehmenssoftware gibt es auch als Apps für Tablet und Smartphone. Damit können Unternehmer auch von unterwegs auf Daten zugreifen, betriebliche Prozesse steuern oder auch die Buchhaltung erledigen. Hohe Sicherheitsstandards müssen selbstverständlich nachgewiesen werden. In der nächsten Zeit werden auch die bekannten Softwarehersteller diesem Trend folgen. Bis dahin lohnt sich ein genauer Vergleich der Cloud-Buchhaltungen.

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Pflichtfelder sind mit * markiert.

Beitragskommentare